Die Anschaffung einer neuen Software im Betrieb birgt die Chance, alte unliebsame Zöpfe abzuschneiden und Prozesse optimiert zu restrukturieren. Allerdings begegnet uns häufig die folgende Herangehensweise: Der zuständige Entscheider bemüht eine Google-Suche, landet auf einer vielversprechenden Produkt-Webseite und ist kurz danach im Dialog mit einem Mitarbeiter des Vertriebs. Einmal dergestalt eingefangen ist der Kaufprozess schnell abgeschlossen und eine neue Software wird im Betrieb ausgerollt.

 

Sehr zur Überraschung der Mitarbeiter, die damit arbeiten sollen und nun etwas vor die Tastatur gesetzt bekommen, was oft nicht deren Vorstellungen und etablierten Arbeitsweisen entspricht. Und sehr zur Überraschung des betriebseigenen Controllers, welcher nun mit den kleingedruckten Klauseln bezüglich der monatlichen Wartungskosten konfrontiert wird. Alles in Allem eine Software-Einführung, welche zu Unzufriedenheit bei den betroffenen Mitarbeitern geführt hat, in Folge daraus zu einem erhöhten Arbeitsaufwand für die gleichen Prozesse und in Kombination mit den laufenden Kosten für die Software zu einem messbaren monetären Mehraufwand im Vergleich zum „status quo ante“ ohne einen sichtbaren Anstieg an Produktivität.

Um die Risiken zu umschiffen und nur die Benefits einer neuen Software einzufangen, bedarf es einer sorgfältigen Planung und Umsetzung, optimalerweise unter Einbeziehung aller Stakeholder.

Eine bewährte Herangehensweise, die auch wir verfolgen ist diese: Vorgesehene Anwender der neuen Software, IT-Verantwortliche und Entscheider erarbeiten unter Federführung eines Projektmanagers einen Anforderungskatalog für die neue Software und bilden das die Softwareanschaffung begleitende Projektteam. Der verantwortliche Manager gibt ein Budget für Anschaffung und Einführung der neuen Software frei. Ab einer gewissen Budgetgröße ist es sinnvoll auch den firmeneigenen Syndikus in das Projektteam einzubinden, da ein komplexes Vertragswerk erwartet werden kann.

 

Es erfolgt eine umfangreiche Recherche von geeigneten Anbietern, welche in einer ersten „Longlist“ zusammengefasst und entsprechend standardisiert katalogisiert werden. Das Projektteam wählt besonders aussichtsreiche Anbieter aus und fordert diese im Rahmen eines Ausschreibungsverfahren zur Angebotsangabe auf. Hierbei werden die Anbieter „gezwungen“ ihr Angebot in einer vorgegebenen standardisierten Form zurück zu senden, um in der Auswertung möglichst eine gleiche Basis für die Bewertung zu haben.

 

Die eingegangenen Angebote werden vom Projektteam ausgewertet und zu einer „Shortlist“ der aussichtsreichsten Anbieter reduziert. In einem weiteren Selektionsverfahren wird die Shortlist auf zwei bis drei Anbieter reduziert, welche dann bei einem Pitch vor Ort die Gelegenheit erhalten, Ihre Software live vorzustellen.

 

Nach einer finalen Runde spricht das Projektteam dem entscheidenden Manager eine Empfehlung für den am meisten geeigneten Anbieter aus. Das bestehende Projektteam ist oftmals auch in Gänze oder in Teilen direkt an der Implementation beteiligt.

 

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